Jednym ze skutków pandemii jest wzrost popularności pracy zdalnej. Część firm w celu redukcji kosztów, pomimo ograniczenia restrykcji, zdecydowało się nie wracać do pracy w stacjonarnym trybie. Wirtualne biuro sprawdza się m.in. w takich branżach jak IT, czy marketing. Jednak brak fizycznej siedziby oznacza konieczność komunikacji online. Czy takie spotkania mogą być równie efektywne, jak rozmowy na żywo?
Sprzęt i platforma do komunikacji
Wirtualne biuro, określane również jako wirtualny adres firmy to rodzaj outsourcingu obsługi biurowej. Oznacza brak konieczności posiadania fizycznej siedziby i regulowanie płatności wyłącznie za adres – często w pobliżu znanych lokalizacji, w centrach dużych miast. W pakiecie zazwyczaj dostępne są także podstawowe usługi, takie jak odbieranie i przekierowywanie poczty tradycyjnej.
Praca zdalna i wirtualne biuro to znaczne oszczędności dla przedsiębiorców. Brak stałych opłat za czynsz, prąd i wodę obniża koszty, tym samym zwiększając zysk. Z drugiej strony, jeżeli spółka zatrudnia pracowników, to należy zapewnić im odpowiedni sprzęt oraz platformę do komunikacji umożliwiające wykonywanie obowiązków zawodowych w domu.
Do efektywnych spotkań online potrzebne są dobrej jakości urządzenia zewnętrzne, takie jak kamera internetowa, słuchawki i mikrofon. W większości modeli laptopów wbudowane komponenty do komunikacji są niższej jakości i utrudniają swobodną rozmowę. Żeby spotkania odbywały się sprawnie, należy także zadbać o platformy do komunikacji – zarówno do spotkań wideo, jak i rozmów na czacie. Aplikacje powinny być spójne dla całej firmy.
Przestrzeń do pracy (coworking)
Sprzęt i platforma są ważne, ale jeżeli pracownicy lub wspólnicy nie mają w domu odpowiednich warunków do pracy, to efektywność spotkań będzie niska. Małe mieszkanie, współdzielenie pomieszczenia z innymi domownikami, płaczące dzieci w tle, czy remont u sąsiada mogą skutecznie rozproszyć uwagę wszystkich uczestników rozmowy.
Dla osób, które nie mają warunków do pracy w domu, dobrym rozwiązaniem będzie biuro coworkingowe. Nadal jest znacznie tańsze niż utrzymanie fizycznej siedziby firmy, a zapewnia komfort i przestrzeń do pracy wszystkim osobom, które tego potrzebują. Spokój i cisza we współdzielonej przestrzeni umożliwiają efektywniejsze wykonywanie obowiązków i eliminują zakłócenia firmowych spotkań online.
Coworking doskonale sprawdza się także dla osób, które nie lubią pracować w samotności. Obecność innych użytkowników to sposobność do wspólnego wypicia kawy w trakcie przerwy i oderwanie się na chwilę od bieżących obowiązków. Taki zabieg pozwala oczyścić umysł i podnieść poziom energii do pracy. Rozmowy z innymi osobami wpływają także na kreatywność.
Small-talk online
Biuro coworkingowe ułatwia kontakt z innymi ludźmi, ale jak w pracy online zapewnić przestrzeń do nieformalnych rozmów tzw. small-talku? Jest to potrzebne, bo buduje więź między pracownikami i zwiększa przywiązanie do firmy. Relacje w miejscu pracy są bardzo ważne m.in. zmniejszają rotację zatrudnionych osób – tym samym redukując koszty związane z ciągłymi rekrutacjami i wdrażaniem nowych pracowników.
Jednym ze sposobów na small-talk jest utworzenie nieformalnych kanałów, na których można pisać rzeczy niezwiązane bezpośrednio z pracą. Często stosowaną praktyką jest także chwila na swobodną rozmowę przed spotkaniami online. Zanim rozpocznie się główna część 5-minutowy small-talk, będzie dobrą rozgrzewką dla zespołu. Jest to odpowiednik rozmów toczących się zazwyczaj podczas gromadzenia się uczestników w sali spotkań.
Integracja
Nawet najlepiej prowadzone spotkania online nie zastąpią integracji na żywo. Część oszczędzonych środków, jakie pozwala generować wirtualne biuro, można przeznaczyć na cykliczne spotkania firmowe. Dobrze zorganizowana, coroczna integracja poprawi morale pracowników i zwiększy ich zaangażowanie w codzienne obowiązki.
Nasza oferta: wirtualne biuro i coworking
Jeżeli poszukujesz współdzielonej przestrzeni do pracy lub planujesz rejestrację spółki, a nie masz odpowiedniego adresu dla jej siedziby – zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą. Oferujemy komfortowy coworking w Krakowie i w Warszawie w atrakcyjnych cenach oraz wirtualne biuro z kompleksową obsługą.