Kiedy i jak zmienić biuro księgowe?

Prawdopodobnie każdy przedsiębiorca zgodzi się, że podstawą dobrze prosperującej firmy jest wspierające ją biuro rachunkowe. Bardzo często taka współpraca zawierana jest na długie lata. Prowadzenie księgowości to nie tylko ponadprzeciętna znajomość rachunków i obowiązującego prawa, ale także wzajemne zaufanie i wiedza na temat prowadzenia przedsiębiorstwa.

Przesłanki do zmiany biura rachunkowego

Niestety nie zawsze współpraca na poziomie firma – biuro rachunkowe przebiega pomyślnie. Pojawiające się błędy w rozliczeniach czy brak terminowości to poważne przesłanki do zmiany. Przedsiębiorcy często obawiają się przeniesienia do innego biura i zwlekają z decyzją, co negatywnie odbija się na ich działalności. Dlatego w niniejszym wpisie postaramy się odpowiedzieć na dwa najważniejsze pytania: kiedy i jak zmienić biuro rachunkowe?

Błędy w rozliczeniach

Prowadzenie księgowości to przede wszystkim rzetelne rozliczenia firmy i dbałość o dokumentację. Jeżeli na tym poziomie pojawiają się problemy – niechlujność, nieterminowość, a nawet błędy – zwlekanie z decyzją o zmianie może przysporzyć poważnych kłopotów. Odpowiedzialność za księgowość jest po stronie przedsiębiorcy. Oczywiście można domagać się od biura rachunkowego odszkodowania, ale wymaga to dodatkowego zaangażowania.

Brak wsparcia merytorycznego

Kolejną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, to realne wsparcie dla Twojego biznesu. Prowadzenie księgowości firmowej to (choć bardzo ważne) nie tylko rozliczenia. Zadaniem biura rachunkowego jest wskazywanie, gdzie firma może oszczędzić i z jakich ulg skorzystać. Jeżeli o to nie zadba, Twoja firma traci.

Pod pojęciem wsparcia merytorycznego kryją się także odpowiedzi na bieżące pytania. Każdy przedsiębiorca ma prawo wglądu w swoje rozliczenia i finanse, ma także prawo do wątpliwości i zadawania pytań. Prowadzenie spółki lub jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, dlatego współpraca z biurem rachunkowym ma stanowić wsparcie i realne odciążenie, a nie powód do frustracji.

Konieczność kontaktu osobistego

Doba właścicieli firm nie jest z gumy, a w większości branż ilość koniecznych spotkań z klientami i kontrahentami jest przytłaczająca. Obecnie możliwe jest przeniesienie części działań do świata online – również w przypadku biura rachunkowego. Osobiste dostarczanie dokumentów odchodzi do lamusa, dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na księgowość online. Jeżeli Twoje obecne biuro nie zdążyło się przystosować do wymogów współczesnego świata – może być to przesłanką do zmiany.

Najlepszy moment na zmianę

Zmiana biura rachunkowego może nastąpić w każdej chwili, jednak cała procedura będzie różnić się w zależności od wybranego terminu. Przede wszystkim należy sprawdzić jaki okres wypowiedzenia znajduje się w umowie, tak aby w odpowiednim momencie zdążyć ją wypowiedzieć.

Najwygodniejsze dla obu stron jest, kiedy nowe biuro przejmuje prowadzenie księgowości firmowej na początku nowego roku podatkowego – szczególnie w przypadku dużych firm, gdzie rozliczenia są bardziej skomplikowane. Zdarza się jednak, że firma nie chce czekać na zmianę, wówczas najlepiej jest skonsultować się z nową księgowością. Ich zadaniem będzie wsparcie merytoryczne całego procesu, w tym wybór optymalnego terminu – po zamknięciu okresu rozliczeniowego.

Księgowość dla firm – na co zwrócić uwagę?

Choć obawiamy się zmian, często wychodzą nam one na dobre. Prowadzenie księgowości firmowej jest zbyt ważne, aby zostawiać je w niekompetentnych rękach wyłącznie z przyzwyczajenia. Z drugiej jednak strony, przed wyborem nowego partnera należy się dobrze zastanowić – biorąc pod uwagę dotychczasowe doświadczenia własne, ale także innych przedsiębiorców.

Po pierwsze sprawdź, czy wybrane biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie OC, Twoja firma będzie wtedy bezpieczniejsza. Po drugie zapoznaj się z zakresem usług. Może się okazać, że w trakcie rozwoju swojego przedsiębiorstwa będziesz potrzebował poszerzyć współpracę. Po trzecie, sprawdź, czy możesz przesyłać dokumenty online. Być może na początku wolisz spotykać się z biurem osobiście, ale prawdopodobnie z czasem okaże się to zbyt uciążliwe.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.