Moment zatrudnienia pierwszego pracownika to jeden z najważniejszych etapów rozwoju przedsiębiorstwa. Oznacza, że firma przestaje być jednoosobową działalnością opartą wyłącznie na pracy właściciela i zaczyna budować zespół. Jednocześnie wraz z pierwszym etatem pojawiają się nowe obowiązki wobec ZUS, urzędu skarbowego oraz samego pracownika.
Wielu przedsiębiorców koncentruje się na znalezieniu odpowiedniej osoby, zapominając o formalnościach. Tymczasem nawet niewielkie błędy w dokumentacji kadrowej mogą skutkować karami finansowymi lub problemami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak przygotować firmę do zatrudnienia pierwszego pracownika oraz jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy.
Czy przedsiębiorca może od razu zatrudnić pracownika?
Tak. Nie ma znaczenia, jak długo prowadzona jest działalność gospodarcza. Przedsiębiorca może zatrudnić pracownika zarówno pierwszego dnia funkcjonowania firmy, jak i po wielu latach prowadzenia działalności.
Najczęściej pierwsze zatrudnienie następuje, gdy:
- firma rozwija sprzedaż,
- właściciel nie jest w stanie sam realizować wszystkich zleceń,
- pojawia się potrzeba obsługi klientów,
- przedsiębiorca chce delegować obowiązki administracyjne lub księgowe.
Przed podpisaniem umowy warto jednak upewnić się, że firma jest przygotowana organizacyjnie i finansowo na ponoszenie kosztów zatrudnienia.
Jakie formalności należy załatwić przed zatrudnieniem pracownika?
Pierwszy pracownik oznacza szereg nowych obowiązków administracyjnych.
Przed rozpoczęciem pracy należy przygotować między innymi:
- umowę o pracę lub inną umowę zgodną z przepisami,
- skierowanie na badania wstępne,
- szkolenie BHP,
- dokumentację kadrową,
- zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych,
- informacje dotyczące warunków zatrudnienia.
Dopiero po spełnieniu wszystkich wymagań pracownik może legalnie rozpocząć wykonywanie obowiązków.
Zgłoszenie pracownika do ZUS
Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych.
Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli co do zasady od dnia rozpoczęcia pracy.
Zgłoszenie obejmuje:
- ubezpieczenie emerytalne,
- ubezpieczenie rentowe,
- ubezpieczenie chorobowe,
- ubezpieczenie wypadkowe,
- ubezpieczenie zdrowotne.
Niedotrzymanie terminu może skutkować odpowiedzialnością płatnika składek.
Badania lekarskie i szkolenie BHP
Pracownik nie może zostać dopuszczony do wykonywania obowiązków bez spełnienia wymagań wynikających z Kodeksu pracy.
Obowiązkowe są:
Badania wstępne
Lekarz medycyny pracy ocenia, czy pracownik może wykonywać obowiązki na określonym stanowisku.
Szkolenie BHP
Każda osoba rozpoczynająca pracę musi przejść szkolenie wstępne obejmujące:
- instruktaż ogólny,
- instruktaż stanowiskowy.
Dopiero po ich ukończeniu możliwe jest rozpoczęcie pracy.
Dokumentacja pracownicza – czego nie można pominąć?
Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Obejmuje ona między innymi:
- akta osobowe,
- ewidencję czasu pracy,
- dokumentację urlopową,
- dokumentację płacową,
- oświadczenia podatkowe,
- informacje dotyczące badań lekarskich oraz szkoleń.
Od kilku lat dokumentacja może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Wynagrodzenie i lista płac
Zatrudnienie pracownika wiąże się nie tylko z wypłatą pensji.
Pracodawca odpowiada również za:
- naliczanie składek ZUS,
- obliczanie zaliczki na podatek dochodowy,
- sporządzanie list płac,
- terminowe przekazywanie składek i podatków.
To właśnie dlatego większość przedsiębiorców decyduje się powierzyć obsługę kadr i płac profesjonalnemu biuru rachunkowemu.
Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu pracownika
Na podpisaniu umowy obowiązki się nie kończą.
Przedsiębiorca musi pamiętać o:
- prowadzeniu ewidencji czasu pracy,
- udzielaniu urlopów,
- rozliczaniu zwolnień lekarskich,
- przygotowywaniu dokumentów kadrowych,
- przechowywaniu dokumentacji przez wymagany okres,
- terminowym rozliczaniu ZUS i podatków.
Każde zaniedbanie może zostać wykazane podczas kontroli.
Ile kosztuje zatrudnienie pierwszego pracownika?
Koszt zatrudnienia jest znacznie wyższy niż samo wynagrodzenie brutto.
Przedsiębiorca powinien uwzględnić między innymi:
- składki finansowane przez pracodawcę,
- badania lekarskie,
- szkolenia BHP,
- wyposażenie stanowiska pracy,
- obsługę kadrowo-płacową,
- ewentualne świadczenia dodatkowe.
Dlatego przed zatrudnieniem warto przygotować realistyczny budżet.
Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu pierwszego pracownika
W praktyce przedsiębiorcy najczęściej popełniają kilka powtarzających się błędów.
Należą do nich:
- podpisanie umowy po rozpoczęciu pracy,
- spóźnione zgłoszenie do ZUS,
- brak badań wstępnych,
- brak szkolenia BHP,
- niekompletne akta osobowe,
- błędne naliczanie wynagrodzeń,
- niewłaściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy.
Choć wiele z tych błędów wydaje się drobnych, mogą prowadzić do konsekwencji finansowych i organizacyjnych.
Dlaczego warto powierzyć kadry i płace biuru rachunkowemu?
Pierwszy pracownik oznacza zupełnie nowy zakres obowiązków, który wymaga znajomości prawa pracy, przepisów podatkowych oraz zasad rozliczeń z ZUS.
Profesjonalne biuro rachunkowe może przejąć między innymi:
- przygotowanie dokumentów kadrowych,
- zgłoszenia do ZUS,
- naliczanie wynagrodzeń,
- sporządzanie list płac,
- rozliczanie urlopów i zwolnień,
- przygotowanie deklaracji podatkowych,
- bieżące doradztwo dla pracodawcy.
Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwoju firmy, zamiast śledzić stale zmieniające się przepisy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy mogę zatrudnić pierwszego pracownika od razu po założeniu firmy?
Tak. Przepisy nie określają minimalnego okresu prowadzenia działalności przed zatrudnieniem pracownika.
W jakim terminie należy zgłosić pracownika do ZUS?
Pracownika należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia.
Czy badania lekarskie są obowiązkowe?
Tak. Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy.
Czy szkolenie BHP jest obowiązkowe?
Tak. Każdy nowo zatrudniony pracownik musi przejść szkolenie wstępne BHP przed rozpoczęciem pracy.
Czy przedsiębiorca może sam prowadzić kadry i płace?
Tak, jednak wymaga to znajomości przepisów prawa pracy, podatków oraz ubezpieczeń społecznych. Większość firm korzysta z pomocy biur rachunkowych.
Ile kosztuje zatrudnienie pierwszego pracownika?
Koszt zależy od wysokości wynagrodzenia oraz składek finansowanych przez pracodawcę. Należy uwzględnić również koszty organizacyjne i administracyjne.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
Obecnie dokumentacja pracownicza co do zasady przechowywana jest przez 10 lat dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (dla starszych stosunków pracy mogą obowiązywać inne zasady, zależnie od spełnienia warunków ustawowych).
Podsumowanie
Zatrudnienie pierwszego pracownika to ważny krok w rozwoju przedsiębiorstwa, ale również moment, w którym znacząco rośnie odpowiedzialność właściciela firmy. Oprócz znalezienia odpowiedniej osoby należy zadbać o formalności związane z prawem pracy, ZUS, podatkami oraz prowadzeniem dokumentacji kadrowej.
W Kancelarii Centrum wspieramy przedsiębiorców kompleksowo – od założenia działalności, przez obsługę kadrowo-płacową, aż po bieżące doradztwo podatkowe i księgowe. Dzięki temu możesz bezpiecznie rozwijać swój zespół i mieć pewność, że wszystkie obowiązki wobec pracowników oraz instytucji publicznych są realizowane terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.