Umiejętne prowadzenie firmy polega na balansowaniu pomiędzy generowaniem zysków i ograniczaniem kosztów – przy jednoczesnym zachowaniu jakości świadczonych usług. Zakładanie spółek wiąże się z dużymi możliwościami, również finansowymi, ale jest także obarczone szeregiem zobowiązań.
W odróżnieniu od jednoosobowej działalności gospodarczej, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych (tzw. pełna księgowość). W praktyce oznacza to konieczność oddelegowania księgowości dedykowanemu pracownikowi lub zewnętrznej firmie. Która z tych opcji jest najkorzystniejsza pod względem jakości świadczonych usług, a także ceny? Pokusiliśmy się o poszukanie odpowiedzi na to pytanie.
Księgowość dla firm: outsourcing czy etat?
Już na wstępie wyeliminowaliśmy samodzielne prowadzenie księgowości np. przez prezesa zarządu. Pełna księgowość wymaga zasobów wiedzy i czasu, efektywniej jest więc ja oddelegować. Pozostają dwie możliwości – zatrudnienie specjalisty lub podpisanie umowy z zewnętrzną firmą. Oba warianty mają swoje plusy i minusy.
Prowadzenie księgowości przez pracownika umożliwia stały przepływ informacji w firmie. Taka osoba zawsze jest „pod ręką”, co przyspiesza pewne wewnętrzne procesy. Z drugiej strony obecnie zewnętrzne firmy również pozostają do dyspozycji swoich klientów, co więcej nawet w przypadku urlopu osoby prowadzącej, zazwyczaj możliwy jest kontakt z osobą oddelegowaną do obsługi danej firmy.
Koszt
Osoba znajdująca się wewnątrz firmy zna ją bardzo dobrze. Jest na miejscu i ma możliwość błyskawicznej reakcji, nawet w przypadku niespodziewanych zdarzeń. Ta zaleta obarczona jest jednak znacznie wyższymi kosztami – etat jest dla spółki droższy niż zewnętrzna księgowość dla firm.
Z drugiej strony zatrudniając firmę z zewnątrz, bardzo często zyskujemy kontakt nie tylko do księgowości, ale także obsługi prawnej. Zatrudnione przez kontrahenta osoby mają różne kompetencje i są w stanie zaproponować szerszy zakres usług. Dodatkowo na co dzień mają do czynienia z różnymi klientami, dzięki czemu zdobywają cenne doświadczenie, które może się przydać.
Odpowiedzialność finansowa
Podpisując rzetelną umowę z zewnętrzną firmą na prowadzenie księgowości, mamy pewność, że jeżeli popełni błąd, będzie za niego w pełni odpowiadać. W przypadku pomyłki można oczekiwać odszkodowania z polisy OC. Podmioty realizujące usługi z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych mają obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC, ale firmy świadczące tylko takie usługi jak prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy dokumentacji dla potrzeb ZUS nie mają tego obowiązku. Przed podpisaniem umowy z księgowością, warto sprawdzić, czy posiada ona ubezpieczenie.
Błędy popełnione przez pracownika podlegają pod kodeks pracy. W praktyce nawet w przypadku popełnienia rażącego błędu, powodującego dodatkowe koszty dla spółki, pracownik odpowiada finansowo tylko do wysokości trzech wynagrodzeń. Pod względem bezpieczeństwa prowadzenie księgowości przez zewnętrzną markę wydaje się korzystniejsze.
Księgowość online czy offline?
Poszukując tanich rozwiązań, dobrze jest rozważyć księgowość online. Firmy świadczące takie usługi zazwyczaj są znacznie tańsze niż te obsługujące swoich klientów stacjonarnie. Jest to związane m.in. z brakiem konieczności utrzymywania powiększonej infrastruktury biurowej z przestrzenią dla klientów. Również kontakt zdalny z kontrahentami pozwala oszczędzić czas – obu stronom.
Współpraca zdalna była popularna już od kilku lat, ale to pandemia COVID pokazała, na jak dużą skalę jest możliwa. Wiele osób dopiero teraz zrozumiało, że kontakt za pośrednictwem telefonu lub Internetu jest znacznie prostszy i mniej problematyczny niż osobiste spotkania.
Kancelaria Centrum
Nasza kancelaria świadczy księgowość dla firm już od 2013 roku. Obsługujemy zarówno spółki z o.o., fundacje i stowarzyszenia, jak i JDG, czy spółki cywilne. W ramach działalności wykonujemy także obsługę kadrowo-płacową pracownika. W sposób kompleksowy zajmujemy się dokumentacją naszych klientów, przejmując również kontakt z urzędami. Od początku stawiamy na przejrzyste zasady współpracy i konkurencyjne ceny, a naszym celem jest oszczędność czasu i pieniędzy naszych klientów.
>>> Sprawdź naszą ofertę: księgowość dla firm