Wirtualny adres firmy – czy to rozwiązanie dla Ciebie?
Wirtualne biura cieszą się coraz większą popularnością. Korzystają z nich zarówno firmy, które dopiero wchodzą na rynek, jak i przedsiębiorcy, których marki są znane od lat. Czy warto posługiwać się wirtualnym adresem? Dla kogo jest przeznaczone i jakie zalety ma to nowoczesne rozwiązanie? Na co zwrócić uwagę przy wyborze? Sprawdźmy!
Jak działa wirtualny adres?
Usługa określana jako biuro wirtualne to przede wszystkim adres, pod którym można zarejestrować przedsiębiorstwo. Jest to także miejsce, do którego kierowana jest firmowa korespondencja – w zależności od indywidualnych ustaleń jest ona później skanowana i przesyłana elektronicznie do właściciela firmy lub przesyłana za pośrednictwem firmy kurierskiej.
Większość wirtualnych adresów proponuje dodatkowe usługi, takie jak obsługę poczty elektronicznej oraz połączeń przychodzących. W razie potrzeby często możliwe jest także (za dodatkową opłatą) skorzystanie z pomieszczenia biurowego lub konferencyjnego, w celu zorganizowania spotkania z klientami.
Dla kogo przeznaczone są wirtualne biura?
Wirtualne biura przeznaczone są niemal dla wszystkich – od freelancerów, którzy nie potrzebują fizycznego biura, przez agencje architektoniczne i reklamowe, które spotykają się z klientami sporadycznie, aż do startup-ów, chcących chwalić się prestiżowym adresem w centrum miasta. Wszystkie te grupy łączy oszczędność, którą korzystanie z wirtualnego biura zapewnia.
Takie rozwiązanie jest także popularne wśród obcokrajowców, którzy planują prowadzenie biznesu w Polsce. Podobnie jest w drugą stronę – przedsiębiorcy z polski poszukują wirtualnych adresów w innych zakątkach świata, w których planują ekspansję.
Na co zwrócić uwagę poszukując wirtualnego biura
Decydując się na wirtualny adres firmy,warto przeanalizować co najmniej kilka ofert i wybrać najlepszą. Ciągłe zmiany danych firmowych wprowadzają zamieszanie, dlatego im rzetelniej podjęta decyzja, tym większe prawdopodobieństwo pozostania na dłużej w danym miejscu. Pozwoli to także oszczędzić czas – efektywniejsze jest dokonanie jednorazowej, głębokiej analizy, niż wielokrotne powtarzanie procesu poszukiwań od początku.
Lokalizacja
Wybierając biuro wirtualne, najważniejsza jest lokalizacja. Adres w centrum dużego miasta zdecydowanie lepiej podziała na potencjalnych klientów z zasobnymi portfelami. Jeżeli zależy nam na prestiżu, oprócz samego adresu warto sprawdzić także, jak wygląda budynek na zewnątrz. Firmy wynajmujące wirtualne adresy, w ramach dodatkowych usług, umożliwiają zamontowanie swojego szyldu na budynku – będzie on zdecydowanie lepiej wyglądał na nowoczesnej elewacji lub odnowionej kamienicy, niż na odrapanym bloku.
Na kolejnych etapach rozwoju firmy może okazać się, że konieczne będą spotkania z klientami lub kontrahentami. Warto więc wybrać miejsce, w którym jest możliwe wynajęcie sali konferencyjnej i jednocześnie nie jest zbyt oddalone od miejsca zamieszkania (aby ewentualne dojazdy nie były uciążliwe).
Usługi dodatkowe
Wirtualny adres firmy to podstawowa usługa, która może zostać uzupełniona o obsługę biurową (w ramach wirtualnego sekretariatu), ale także o księgowość online, doradztwo prawne czy działania marketingowe. Korzystanie z kilku usług w jednym miejscu obniża cenę i pozwala oszczędzić czas – współpraca z jedną zaufaną firmą jest efektywniejsza.
Wady i zalety
Podstawową zaletą wirtualnego biura jest oszczędność. Brak stałych rachunków za czynsz, prąd, wodę itd. to duża ulga dla każdej firmy. Ceny wynajęcia adresu są różne, w zależności od wybranego pakietu, ale zawsze dużo niższe niż w przypadku wynajęcia biura w podobnej lokalizacji. Dodatkowo nie trzeba zatrudniać osoby do obsługi korespondencji, połączeń itd., co również stanowi istotną oszczędność.
Z drugiej strony wirtualne biuro nie jest dla osób, które potrzebują fizycznego miejsca pracy. W takim przypadku zdecydowanie lepszą formą może okazać się coworking. Więcej informacji na ten temat współdzielenia powierzchni do pracy znajdziesz w artykule: 5 powodów, dla których warto korzystać z coworkingu.